Contrairement à ce que l’on peut croire, animer un atelier collaboratif ne s’improvise pas.
Cela nécessite une grande préparation en amont et un travail sur la posture de facilitateur.
Depuis que nous avons lancé notre formation facilitation, une des questions qui revient le plus souvent chez nos apprenants, c’est de savoir comment concevoir et animer un atelier collaboratif qui cartonne, choisir les bons outils pour que la “sauce prenne” au sein d’un groupe...
Pour cela, il n’y a pas vraiment de recette miracle, mais certaines règles à suivre pour s’assurer du succès de son atelier. Ce sont les mêmes, qu'il s'agisse d'un atelier en ligne ou en présentiel.
C'est quoi un atelier collaboratif ?
Un atelier collaboratif ou workshop, est un espace-temps dédié à un groupe et réunissant les conditions pour analyser des problèmes, brainstormer, prendre des décisions, identifier des actions à mener... Le rôle du facilitateur est de de concevoir les activités pertinentes en amont de l'atelier et animer le temps d'échange, pendant la session.
Il peut avoir lieu en présentiel ou en distanciel avec les outils technologiques adaptés.
Alors comment animer un atelier béton ?
Il y a 8 étapes clé à respecter qu’on détaillera dans cet article :
Le cadrage, il s'agit de la préparation en amont de l'atelier
L'accueil des participants, l'étape clé pour bien démarrer un atelier
L’inclusion pour embarquer le groupe
La divergence ou l'étape de brainstorming
L’émergence pour faire évoluer les idées
La convergence, l'étape de décision
La clôture, pour conclure son atelier en beauté
Le débriefe post-atelier pour prendre de recul
1. Le cadrage, l’étape crucial pour préparer un atelier
80% du succès d’un atelier réside dans la préparation de celui-ci.
Tu imagines un explorateur partir à l’aventure sans aucune préparation ? No way…
Oui, un atelier bien mené, n’est que la conséquence d’une bonne préparation en amont, avec l’équipe projet et le commanditaire.
Pour s’assurer de ne rien louper dans le cadrage, il existe un outil très puissant, le cadrage en 7 étapes, ou “cadrage en 7P”. Le but est de sécuriser les réponses à ces 7 éléments :
• Pertinence :
- Dans quel contexte s’inscrit cet atelier ?
- Pourquoi est-il si important de réunir ces gens, maintenant et pas à un autre moment ?
- Quelle(s) problématique(s) cherche-t-on à adresser ?
- Quel challenge va-t-on résoudre ?
• Participants :
- Qui participera à l’atelier ?
- Dans quel état d’esprit seront les participants ?
- Qui sera frein / moteur ?
- Quels seront les sous-groupes ?
• Produits (livrable) :
- Que va-t-on produire à l’issue de cet atelier ?
- Quelles seront les prochaines étapes ?
• Processus :
- Comment va-t-on articuler les différentes activités ? Quel sera le déroulé de la session ?
- Quels outils va-t-on proposer, à quel moment ?
Je conçois systématiquement un agenda timé avec le détail de chaque temps, que je soumets au commanditaire.
• Préparation :
- Quels sont les supports à préparer ?
- Quels éléments doivent être sécurisés avant l’atelier ? (Brief co-facilitateurs, canvas, présentation ppt…)
• Préoccupations pratiques :
- La salle et le matériel, sont-ils adaptés ?
- L’aspect technique, est-il sécurisé ?
- La collation, est-elle bien prévue ?
• Pièges :
- Quels sont les risques et comment peut-on les anticiper ? Un participant difficile, un manager qui bride la créativité, une salle mal équipée…
Cet outil 7P est issu de l’ouvrage GameStorming, de Gray, Brown et Macanufo.
2. L'accueil des participants, pour bien démarrer son atelier
Tu n’as qu’une occasion de faire bonne impression, alors ne la loupe pas !
Dès les premières minutes, tout se joue. Ton entrée en scène et la première rencontre avec les participants sont la clé. Cela peut déterminer le déroulement de l’atelier et la dynamique du groupe.
• Prendre un temps pour soi en tant que facilitateur
En tant que facilitateur, tu dois absolument prendre un moment pour te “centrer” avant d'accueillir le groupe. Tu peux te demander :
- “Quelle est mon intention pour cet atelier ?”
- “Quelles sont les émotions qui me traversent avant cet atelier ?”
- “Quelle énergie je souhaite communiquer au groupe ?”
Je conseille de noter les réponses sur une feuille pour prendre de la hauteur sur tes pensées. Cela t'aidera à donner vie à tes ressentis.
• Gérer la logistique avant l’atelier
Avant d'accueillir les participants, il est important de préparer l’organisation de la salle :
- Je prévois toujours un petit-déjeuner d'accueil installé sur une table.
- J’organise les tables en îlots, car les travaux se font toujours en sous-groupe de 5 à 6 personnes.
- Je vérifie le bon fonctionnement de la technique (classique mais indispensable)
- Je prépare les éventuels canvas à distribuer et le matériel à disposer sur les tables (post-its, feutres…).
- Si besoin, je prépare une table avec le matériel de prototypage (légo, pâte à modeler…)
• Accueillir les participants
Dès l’arrivée des participants, l’atelier démarre. Il est important de tout mettre en place pour que les participants se sentent à l’aise et en confiance.
Trop souvent, les participants ne savent pas quoi faire, où se mettre, à qui parler. Cela peut être source de malaise et donner envie de…s'enfuir. C’est exactement ce qu’on veut éviter.
Pour accueillir les participants dans les meilleures conditions :
- Salue chacun d’entre eux personnellement, demande les prénoms, un petit “comment ça va” et un grand sourire (attention sincère, sinon ça marche pas).
- Prépare des sujets de conversation (“small talk”), par exemple, ça peut être une question du style : “Quel est le moment marquant de ton week-end ?”
- Propose de la musique chill à diffuser en fond, pour détendre l’atmosphère
Une fois tout ça fait, tu es prêt pour animer un atelier qui démarre sous les meilleures auspices 💪
3. L’inclusion, pour embarquer le groupe
À ce stade, tu t'apprêtes à démarrer “officiellement” ton atelier. La toute première phase d’inclusion va permettre aux participants de se connecter et de “faire corps”.
Après des centaines de workshops organisés, j’ai vu beaucoup de facilitateurs se casser les dents en zappant cette étape. "On n'a pas le temps, faut vite démarrer, dans le dur"… Grave erreur !
La phase d’inclusion est un moment clé pour permettre aux participants de se sentir en sécurité et donc de s’ouvrir aux autres. C’est valable pour des participants qui ne se connaissent pas, comme ceux qui bossent déjà ensemble.
Bref, tu l’auras compris : ON NE ZAPPE JAMAIS L’INCLUSION 😁
Pour poser les fondations d’une belle dynamique collective, le facilitateur doit :
• Briser la glace
Il existe de nombreux Icebreakers à réaliser, en fonction de la taille du groupe, du contexte (présentiel / distanciel), des objectifs de l’atelier, du temps dont tu disposes…
Des exemples : arbre à personnage, météo intérieure, marshmallow challenge… il y en a pour tous les goûts !
L’Icebreaker permet de détendre l’atmosphère et d’installer de la confiance et de la sérénité dans le groupe.
• Recueillir les attentes et les besoins
Cela peut être intégré dans l’exercice de brise-glace ou tout simplement, tu peux demander à tes participants de noter leurs attentes pour cet atelier sur un post-it.
Tu peux alors afficher les post-its et balayer les réponses (selon le temps disponible), et clarifier certaines attentes si besoin.
• Annoncer le(s) objectif(s) de l’atelier
Rien de pire que de ne pas savoir pourquoi on participe à un atelier. Il est indispensable de communiquer à tes participants la raison d’être de cette rencontre et les objectifs que le groupe va poursuivre.
Je m’efforce toujours de garder les objectifs visibles par tous, tout au long de la séance. Comment ? en les notant, sur une grande feuille affichée sur un mur de la salle. Au moment de prendre des décisions, le groupe pourra alors s’y référer.
• Partager un agenda avec des timings
Au-delà des grands objectifs, il est nécessaire de présenter un agenda détaillé du déroulement de la séance. Certains participants auront besoin de cette structure pour se sentir rassuré.
De plus, le signal envoyé est fort, implicitement voilà le message : un déroulé a été conçu et pour respecter le travail de préparation, nous devons aller jusqu’au bout des activités prévues. De ce fait, j’ai besoin de votre contribution pour réussir à tenir le temps.
• Poser le cadre
Tu imagines une équipe de basket jouer un match sans règles du jeu ? Ça serait chaotique. C’est la même chose pour ton atelier.
Pour que la session se déroule au mieux, il est essentiel de fixer des règles de bon fonctionnement. Selon le contexte du groupe, les règles sont à adapter. Par exemple, pour un groupe dans lequel il y’a beaucoup de tensions, il sera important de parler d’écoute et de non-jugement.
Quand j’ai plus de temps, je demande aux participants de fixer eux-mêmes leurs propres règles, afin qu’ils se sentent davantage investis.
• Parking
Il s’agit de laisser un espace pour permettre aux participants de noter leurs questions à tout moment. Un peu comme le tchat de Zoom.
Tu gagnes du temps, tu évites les interruptions et tu montres que tu es à l’écoute.
En présentiel, le parking se matérialise par une grande feuille affichée sur un mur et laissée à la disposition des participants tout le long de la séance.
• Annonce du challenge
À partir de là, on rentre dans le vif du sujet.
On annonce aux participants, le challenge qu’ils vont résoudre pendant le workshop. La formulation de ce challenge est la clé.
Voici des exemples de challenge simple et bien explicités :
"Co-construisons une solution pour..."
"Ré-inventons l’expérience des usagers dans les transports en commun"
4. La divergence, l'étape du brainstorming
C’est la phase de créativité, qu’on appelle aussi “idéation”.
L’objectif de la phase de divergence est de faire émerger un maximum d’idées. On cherche à faire produire des idées en quantités.
Il est important de rappeler que toutes les idées sont bonnes et qu’à ce stade, on ne demande pas de juger les idées des autres. Le fameux “Oui, mais…” est à proscrire ❌.
En tant que facilitateur, tu dois t’assurer que les participants prennent tous la parole, que les idées fusent, que la censure ne gagne pas le groupe.
Pour faire émerger les idées et libérer la créativité, il existe de nombreux outils d’idéation :
les chapeaux de bono, le world café, le mindmapping, l’idéation contrainte…
Il est important d’alterner les phases de réflexion individuelle et collective pour permettre à tous les profils de pouvoir s’exprimer. En effet, les introvertis vont apprécier les phases de réflexion individuelle, en silence. Les extravertis aiment davantage échanger et renchérir sur les idées des autres.
Bref, le secret est d’alterner entre différentes dynamiques (individuelle, binôme, trinômes…).
5. L'Émergence
On prend le temps de manipuler les idées en prenant en compte le contexte et les
contraintes. Le but est d’approfondir les idées, d’amener de la précision et de les compléter.
À cette étape, j’aime bien proposer aux participants de construire sur les idées des autres.
Un exercice comme le Design Studio aide à cela.
6. Convergence pour décider collectivement
Il est temps de sélectionner les idées les plus intéressantes à implémenter. Il s’agit de décider collectivement. Et ce n’est pas toujours évident de mettre 100% du groupe d’accord. C’est même impossible, à vrai dire.
En revanche, ce que tu veux éviter 2 choses :
te retrouver avec certains participants qui s’opposent fermement à l’idée choisie
aboutir à un “consensus mou”, c'est-à-dire à une idée choisie par dépit et qui ne satisfait, au final, personne.
Comment faire ça ?
• Trier les idées
La sélection des idées passe par une étape de tri.
Durant cette étape de tri, on évalue la qualité des idées au regard de la problématique initiale. Pour se faire, j’utilise souvent la matrice impact/faisabilité.
• Sélectionner les idées pertinentes
Une fois les idées triées, les participants peuvent se mettre d’accord spontanément sur les idées phares à garder. Si ça bloque, il est possible de les faire voter à l’aide de gommettes.
Après avoir sélectionné une idée clé, le groupe formalise son choix en une phrase et le facilitateur s’assure que tout le monde est à l’aise avec cette phrase.
L’idée peut alors se concrétiser de différentes manières : un plan d’action, un prototype physique, une maquette, un manifesto, un blason d'équipe…
La nature du livrable final aura été discutée avec le commanditaire, en amont, pendant la phase de cadrage.
7. La clôture, pour finir son atelier en beauté !
La "déclusion", comme l’inclusion, est parfois bâclée ou tout simplement zappé par manque de temps. Grave erreur. Cette étape permet d’ancrer les apprentissages du groupe et de le projeter dans la mise en place des actions proposées.
• Comment conclure un atelier ?
Le facilitateur rappelle au groupe les étapes par lesquelles il est passé, et il annonce les prochaines étapes. Pour ce faire, il est aussi possible de proposer l’exercice des montagnes russes, le fameux Rollercoaster. C’est aussi un moment de partage des ressentis.
Il existe différents types d’exercices pour clôturer, 2 exemples :
- Une pépite/un caillou : demande à chaque participant de partager une chose positive retenue et une chose moins bien.
- Photolangage : à partir des images proposées, faire réagir les participants : comment te sens-tu ? Avec quoi tu repars ?
• Feedback is a gift 🎁
Avant de dire au revoir, pense à recueillir l’avis des participants sur l’atelier, anonymement et sur des post-it. Par exemple, sur post-it vert, “notez les points positifs de cet atelier” et sur un post-vert “dites moi ce que je peux améliorer pour un prochain atelier”
Cela te permettra d’identifier des pistes de progressions et de montrer à ton audience que tu es à l’écoute de leurs commentaires.
• Smile :), c'est la photo !
Pense à toujours capturer un souvenir du moment passé ensemble, par une photo de groupe (ou GIF peut être marrant aussi). Cela reste un bon souvenir à envoyer aux participants post-atelier.
8. Le débriefe post-atelier
Par expérience, je sais qu'un workshop est très énergivore, aussi bien pour les participants que pour le facilitateur.
Bien trop souvent, on passe d’un atelier à un autre sans prendre le temps de faire un retour d’expérience. Je pense que c’est une grave erreur. Pour prendre de la hauteur et continuer à progresser en continue, je note systématiquement les réponses aux 4 questions suivantes :
• Que s’est il passé pendant l’atelier ?
De manière très factuelle et rationnelle, note les étapes clés de cet atelier et les événements marquants (Exemple : un participant a dû s'absenter de 14h à 16h, nous avons terminé avec 15 min d’avance par rapport au timing prévu…).
• Quelles sont les émotions qui m’ont traversé.e ?
À la fin, la charge émotionnelle du facilitateur peut-être énorme. Il est important d’accueillir ses ressentis et de les verbaliser : fatigue, excitation, frustration, fierté… La confusion entre toutes ces émotions peut se faire sentir. Il est primordial de prendre le temps de démêler tout ça.
• Qu’ai-je appris durant cet atelier ?
Pour ancrer les apprentissages, rien de plus puissant que de les documenter.
Par exemple :
“J’ai pratiqué ma capacité à accepter les silences : j’ai appliqué la technique des 5 secondes avant de répondre à une question.”
“J’ai appris que donner une consigne claire et concise n’est pas du tout quelque chose de facile et que je dois progresser.”
• Avec quoi je repars suite à cet atelier ?
Un atelier, ça bouscule toujours un facilitateur. À la fin, on repart avec des envies de choses à mettre en place ou à arrêter… Par exemple :
“Je repars avec l’envie de tester tel ou tel icebreaker une prochaine fois..”
“Je repars avec beaucoup de motivation pour prospecter et tester des nouveaux formats d’ateliers…”
• Débriefer avec le commanditaire
Enfin à noter qu’il est très utile (indispensable même) de prévoir une réunion de restitution avec le commanditaire de l’atelier pour envisager la suite. Je le fais systématiquement avec mes clients après chaque intervention. Cela me permet de prendre la température et aussi, d'envisager la suite ensemble.
Et voilà, tu sais à présent comment animer un atelier qui déchire.
Si le métier de facilitateur te parle, sache que nous proposons une formation facilitation qui dure 4 semaines, lors de laquelle nous revenons en détails sur chacune de ces 8 étapes. Et surtout nous passons rapidement de la théorie à la pratique.
Si la formation facilitation t’intéresse, tu peux réserver un premier coaching de 30 min avec nous pour parler de ton projet.
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